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Overwhelming Workforce 

赤ちゃんのような好奇心を持ち、現状を疑いながら圧倒的な仕事力を手に入れるためのブログ

大手広告代理店出身の上司がやっている生産性が3倍上がる打ち合わせとは?

仕事術

こんんちは!
NAKAOです!
今日は打ち合わせについて書いていくよ!

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僕は打ち合わせ時間が長く、だらだらと時間が過ぎていく打ち合わせをやる人でした。
それぞれの熱い意見を言い合って気分が高揚して、仕事したつもりになる事が気持ちよく、それが打ち合わせと思っていましたし、実際そんな打ち合わせばかりしていました。ただ打ち合わせが終わってから結局、何をいつまでにすれば良いか分からなかったことが往々にしてありました。
結局終わってみたら何も成果物無しということばかりで、あの打ち合わせ時間は情熱をぶつける場所だ!と勘違いするほど、時間だけが過ぎて何も決まらない「集会」をしていたのが、まさに僕でした。

とある打ち合わせ終わりに、上司から突然怒られました。
最初は、僕自身怒られた理由は分かりませんしたが、上司の話をよくよく聞いてみると、会議時間が長すぎるとのことでした。
「野球に例えるなら、会社の打ち合わせはタイムで点を取ることに直結するタイムを取らないと、いつまでも点は取れないから、今の三分の一までは時間を減らしなさい」と。僕の上司は打ち合わせが短く、意見が通りやすいことで有名でした。
上司の口癖は、「ゴールを決めてから仕事をやれ!」でした。
僕の尊敬する上司はゴールを決めるどころか、打ち合わせに関しては始まる前から準備を着々と進め、クライアントに対しても社内でも自分の意見を次々と通し、自らが中心に会議を引っ張っていました。

(自分と会議の生産性にギャップが有りすぎる!!!、、、)
と思い、その上司がやっている打ち合わせをレビューしてみようと思う。
ちなみに、私もその打ち合わせを取り入れてから、打ち合わせの時間が激減しました。
時間に変換すると、今までの三分の一以下になってきています。

 

 大手広告代理店出身の上司から学んだ打ち合わせ力

 

上司が抑えていた3つのポイント

  1. 打ち合わせ前のアジェンダ
  2. 最初にゴールを明確にする
  3. 打ち合わせをドライブしていく議事録

3つのことをそれぞれに書いていきます。


1.打ち合わせ前のアジェンダ

アジェンダには、打ち合わせの目的とゴールを記載してある。
会議の前日には基本的に配布して、メンバーには目を通してもらう。
期待出来る効果は、打ち合わせの方向性がすでに参加メンバーの頭に入っている状態でスタート出来るので、それぞれが自分の考えを打ち合わせに持ち込んでくるので、そこで意見が多く出て、チームとしての打ち合わせの質が向上し、かつ議論する内容もすでに明確なので、時間も短縮出来て好循環を回せる最強の事前アジェンダ。


2.最初にゴールを明確にする
打ち合わせの冒頭に、前回の決定事項と方向性を再度確認して、今回の打ち合わせのゴールを明確にして方向性を再度共有し、相違がないか確認をしている。ゴールを決めるための決め方も共有している。


3.打ち合わせをドライブしていく議事録
打ち合わせが終わったあと、誰がいつまでに何をするのかを、スケジュール単位で落とし込んだ議事録を打ち合わせ中にPCで作成して提出している。
そうすることで、打ち合わせが終わってから議事録の作成をする時間を取らなくても良いから、本当に生産性が向上しています。

僕は、上記のことを学び実践して打ち合わせ時間が基本的に30分で終わる。
しかも、次回の日程とアウトプット物のイメージまで共有してタスクの分配も終わっている状態です。
さらには、1つ1つのポイントは丁寧に繊細に押さえてあるので、タスクの抜け漏れなどは極めて少なく、プロジェクトマネジメント能力が飛躍する可能性が大いに満ち溢れている打ち合わせの仕方だと自負して、日々速く正確に打ち合わせができるよう改善しています!

 

皆様も、よければ是非使って見て下さい!

 本日もお読み頂きありがとうございました。

 

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